Panduan CAMex Submission Crew Royal Caribbean

Dalam dunia kerja, pengelolaan pengeluaran karyawan merupakan hal yang krusial untuk memastikan transparansi dan akurasi. CAMex Submission adalah sistem yang dirancang untuk membantu karyawan dalam mengajukan klaim pengeluaran mereka dengan mudah dan tepat waktu. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai proses CAMex Submission untuk kapal pesiar Royal Caribbean Group, jenis pengeluaran yang dapat diganti, alur persetujuan klaim hingga pembayaran, serta Expense Status Workflow. Dengan memahami panduan ini, Anda akan lebih siap dan efisien dalam mengelola pengeluaran melalui CAMex.

Apa Itu CAMex Submission?

CAMex Submission adalah sistem yang digunakan oleh karyawan Royal Caribbean dan Celebrity X Cruise untuk mengajukan klaim pengeluaran yang telah dikeluarkan selama bertugas. Sistem ini tidak hanya memastikan bahwa setiap pengeluaran didokumentasikan dengan baik, tetapi juga memfasilitasi proses persetujuan dan pembayaran dengan cepat dan efisien. CAMex dapat diakses melalui MyRCLHome, menjadikannya alat yang penting bagi karyawan di berbagai departemen.

Jenis Pengeluaran yang Dapat Diajukan melalui CAMex

Dalam CAMex Submission, ada beberapa kategori pengeluaran yang dapat diajukan, di antaranya:

1. Visa: Biaya pengurusan visa, termasuk biaya layanan dan biaya biometrik.
2. Transportasi: Pengeluaran untuk tiket pesawat, hotel, serta transportasi lokal selama perjalanan.
3. Makanan dan Akomodasi: Penggantian biaya makan dan penginapan selama bertugas.
4. Pengeluaran Medis: Termasuk biaya tes COVID-19 dan pemeriksaan kesehatan.
5. Pengeluaran Lainnya: Misalnya, biaya laundry dan pengeluaran lain yang terkait dengan tugas.

Cara Melakukan CAMex Submission

Untuk melakukan CAMex Submission, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Masuk ke MyRCLHome: Cari ikon CAMex di dashboard dan klik untuk masuk.
2. Pilih Tanggal Sign-On: Pastikan Anda memilih tanggal yang relevan dengan pengeluaran yang akan diajukan.
3. Isi Formulir: Masukkan semua informasi yang diperlukan, termasuk detail pengeluaran dan lampiran bukti pembayaran.
4. Submit: Setelah semua data terisi dengan benar, klik tombol submit untuk mengirim klaim Anda ke tahap persetujuan.

Alur Persetujuan dan Pembayaran Klaim

Setelah pengajuan dilakukan, klaim akan melalui beberapa tahapan persetujuan:

1. Preliminary Approval: Pengajuan awal yang dilakukan oleh Kepala Departemen atau atasan langsung.
2. CAMex Coordinator Review: Tinjauan kedua oleh koordinator CAMex yang memverifikasi kelengkapan dan validitas klaim.
3. Final Approval oleh Financial Controller: Tinjauan akhir sebelum klaim diproses untuk pembayaran.
4. Pembayaran: Setelah disetujui, klaim akan diproses untuk pembayaran melalui Salary@Sea (S@S) dalam waktu tujuh hari kerja.

Expense Status Workflow dalam CAMex Submission

Expense Status Workflow adalah proses yang memastikan setiap klaim pengeluaran diproses secara berurutan dan transparan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam workflow ini:

1. Draft: Klaim pengeluaran telah dibuat dan disimpan, tetapi belum diajukan. Pada tahap ini, klaim tidak terlihat oleh Tim Koordinator CAMex.
2. Submitted: Klaim pengeluaran telah berhasil diajukan dan menunggu persetujuan dari atasan awal.
3. Preliminary Approval: Klaim pengeluaran berada dalam antrean untuk ditinjau oleh Tim Koordinator CAMex.
4. Pending Approval: Klaim telah ditinjau oleh Koordinator CAMex dan sedang menunggu persetujuan dari Financial Controller.
5. Paid S@S: Klaim pengeluaran telah melewati semua tahap persetujuan dan siap untuk ditransfer ke tim keuangan darat untuk pembayaran dalam akun Salary@Sea karyawan.
6. Rejected: Klaim dikembalikan ke karyawan karena terdapat kesalahan pengajuan yang perlu diperbaiki dan diajukan kembali.
7. Canceled: Klaim pengeluaran telah dibatalkan.

Dokumen yang Diperlukan untuk CAMex Submission

Setiap pengajuan klaim melalui CAMex harus disertai dengan dokumen pendukung yang memadai, antara lain:

• Bukti pembayaran asli dalam mata uang lokal.
• Salinan visa dan bukti pembayaran biaya visa dari bank atau instansi pemerintah terkait.
• Dokumen persetujuan email untuk pengaturan khusus atau yang tidak sesuai dengan kebijakan SQM (Shipboard Quality Management).

Kesimpulan

CAMex Submission adalah alat yang esensial bagi karyawan untuk memastikan semua pengeluaran selama bertugas dapat diganti dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Dengan memahami cara kerja sistem ini, jenis pengeluaran yang dapat diajukan, Expense Status Workflow, serta alur persetujuan yang harus dilalui, Anda dapat mengelola pengeluaran Anda dengan lebih baik dan menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan penundaan pembayaran.

Jangan lupa untuk selalu memeriksa dan memastikan bahwa semua dokumen pendukung telah disertakan sebelum melakukan submission agar proses persetujuan berjalan lancar. Jika ada pertanyaan atau masalah terkait CAMex, Anda dapat menghubungi tim support yang tersedia melalui email atau portal layanan yang disediakan.